DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

Yayın Tarihi 2023-03-01

DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

T.C.

VARTO BELEDİYE BAŞKANLIĞI

DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1- (1) Bu yönetmeliğin amacı; Varto Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu yönetmelik, Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3- (1) Varto Belediye Meclisinin 08.06.2000 tarih ve 51 Sayılı kararı ile kurulmuş olan Destek Hizmetleri Müdürlüğüne ait bu yönetmelik; “5393 sayılı Belediye Kanunu”, “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” ve ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır. Destek Hizmetleri Müdürlüğü görevlerini öncelikle aşağıda belirtilen mevzuat esasları doğrultusunda yerine getirir.

  1. Kanunlar
  1. 5393 sayılı Belediye Kanunu,
  2. 4857 sayılı İş Kanunu,
  3. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,
  4. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
  5. 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu,
  6. 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu,
  7. 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,
  8. 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu,
  9. 5188 Sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun.

Tanımlar ve kısaltmalar

MADDE 4- (1) Bu yönetmeliğin uygulanmasındaki tanımlar;

  1. Başkan            : Varto Belediye Başkanı,
  2. Belediye         : Varto Belediyesi,
  3. Başkanlık        : Varto Belediye Başkanlığı,
  4. İdare               : Başkanlık Makamı ve/veya Başkanlık Makamı adına yetki devriyle yetkilendirilmiş Başkan Yardımcıları,
  5. Müdürlük        : Varto Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü,  
  6. Müdür             : Destek Hizmetleri Müdürünü,
  7. Müdürlük Personeli: Destek Hizmetleri Müdürlüğünde görevli müdür dışındaki, amir, şef, servis sorumlusu, memur, sözleşmeli personel ve diğer personeli ifade eder.

(2) Bu yönetmelik kapsamındaki hizmetlere yönelik yazışmalarda kullanılacak kısaltmalar;

  1. Başkan                        : Bşk.
  2. Başkan Yardımcısı     : Bşk.Yrd.
  3. Devlet Memuru          : De.Me.
  4. Destek Hizmetleri Müdürlüğü: Des.Hiz.Müd.
  5. Müdür                        : Müd.
  6. Sözleşmeli Memur     : Söz.Per.
  7. Şirket İşçisi                 : Şir. İşçi
  8. Sürekli İşçi                 : Sür. İşçi
  9. Vekil                           : V.

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat ve Bağlılık

 

Teşkilat

MADDE 5- (1) Destek Hizmet Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.

  1. Müdür
  2. Servis sorumlusu
  3. Güvenlik Amiri
  4. Güvenlik Şefi
  5. Güvenlik Personeli
  6. Memurlar
  7. Sözleşmeli Personel
  8. İşçiler
  9. Diğer personel

(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir. Teşkilat Şeması Ek-1’dedir.

  1. Müdür
  2. Kalem Servisi
  3. İhale Servisi
  4. Taşınır Mal İşlemleri Servisi
  1. Satın Alma Alt Servisi
  2. Ambar Alt Servisi
  3. Demirbaş İşlemleri Alt Servisi
  1. Bakım ve Onarım İşleri Servisi
  2. Güvenlik Servisi
  3. Temizlik İşleri ve Çay Servisi

 (3) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdari Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde müdürlüklerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda, iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için Müdürün teklifi, bağlı Belediye Başkan Yardımcısının uygun görüşü ve Belediye Başkanının onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği “Güvenlik Amiri”, “Güvenlik Şefi”, “Servis Sorumlusu” ve “Yönetici Yardımcısı” görevlendirilmesi yapılabilir.

(4) Servislerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu serviste görev yapmakta olan Yönetici Yardımcısı, Güvenlik Amiri, Güvenlik Şefi ve Servis Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlukları Müdürün onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.

Bağlılık

MADDE 6- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Müdür ve Müdürlük Personelinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 7-  (1) Müdürlük;

  1. Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle,
  2. Bu yönetmelikte belirtilen Müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekilde yürütülmesinden,
  3. Müdürlük personelinin devam ve devamsızlığından,
  4. 5393 sayılı Belediye Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve ilgili mevzuatın kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.

(2)  Müdürlük yetkisi

  1. Destek Hizmetleri Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder,
  2. Destek Hizmetleri Müdürü, bu yönetmelikte sayılan görevleri 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca ve/veya yetki devri yaptığı Başkan Yardımcısı tarafından kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir,
  3. Belediye Başkanı’nın ve yetki verdiği Başkan Yardımcısı’nın gözetimi ve denetimi altında mevzuat gereği müdürlüğün sevk ve idaresini, organizasyonunu, kadrolar arasındaki görev dağılımını, iş ve işlemlerin tanzimine ilişkin düzenlemeleri yapar,
  4. Müdür bu yönetmelikte belirtilen görevleri yerine getirmek üzere biriminde görevli personeli servislerde görevlendirme ve yönetiminde yetkilidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler, servislerde görevlendireceği personel için ayrıntılı olarak Görev Tanım Formunu hazırlar/hazırlatır, onaylar ve ilgili personele tebliğ eder,
  5. Destek Hizmetleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyon sağlar,
  6. Kanunlarla verilen her türlü ek görevi yapar,
  7. Müdürlük yönetimini kanunlar çerçevesinde yazılı ve sözlü emirlerle yürütür,
  8. Müdürlükten yapılan yazışmaları denetler ve imzalar,
  9. Gelen evrakları inceleyerek ilgili personele havale eder,
  10. Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur. Müdürlüğün görev ve sorumluluk alanına giren iş ve işlemlerin verimli, zamanında, doğru ve yasalara uygun olarak yürütülmesini sağlar,
  11. Müdürlük emrinde görev yapan personelle ilgili izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan yetkililerin yerine, bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri alır,
  12. Müdürlüğün çalışma ve usullerini belirleyip, Müdürlüğe bağlı personelin görevlerini yerine getirmeleri için yetkisi içinde önlemleri alır. Yetkisini aşan hususlarda üst makamlara bu konuda bilgi vererek çalışmaları plan ve programlayarak çalışmaların bu doğrultuda yürütülmesini sağlar,
  13. Gerektiği zamanlarda faaliyetlerle ilgili toplantılar düzenleyip emrindeki personele açıklamalarda bulunur,
  14. Başkanlık Makamınca düzenlenecek toplantılara katılır, istenilen bilgileri verir,
  15. Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni önlemleri ve yetkileri alarak emrindeki çalışanlara iş tariflerini izah eder, inisiyatif ve yetkilerini kullanmalarını sağlar,
  16. Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yaparak rastlayacağı aksaklıkları giderir,
  17. Başkanlık Makamının onayını alarak amir veya sorumluları görevlendirir. Amir ve sorumlular sorumlu oldukları Servislerin yönetmelikle ve mevzuat ile uhdelerine verilen görevleri Müdür adına sevk ve idare etmekten Müdüre karşı sorumludurlar. Yürüttükleri faaliyetlerden müştereken ve müteselsilen sorumludurlar,
  18. Konusu ile ilgili faaliyet raporu hazırlar,
  19. Faaliyetler ile ilgili plan, proje hazırlar ve hazırlananları Başkanlık onayına sunar,
  20. Müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve müdürlüklerle iş birliği kurar,
  21. Harcama yetkilisi olarak, Müdürlüğün bütçesini ve programlarını hazırlar,
  22. Müdürlüğün stratejik plan ve performans programındaki ilgili hedefleri gerçekleştirir,
  23. Belediye mevzuatı, diğer mevzuatlar ve bu yönetmelik ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden sorumludur.

            (3) Destek Hizmetleri Müdürünün yetkileri

  1. Müdürlüğün faaliyetlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi,
  2. Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derece imza yetkisi,
  3. Müdürlük personeli ve iş işlemleri denetleme ve aksaklıkları giderme yetkisi,
  4. Müdürlük emrinde görev yapan personelin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi,
  5. Müdürlükteki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapma yetkisi,
  6. Faaliyet alanına giren mal ve hizmet alımı işlerinde harcama ve ihale yetkilisi yetkisi,
  7. Faaliyet alanına giren mal ve hizmet alımı işlerinde yüklenicilerle sözleşme yapma yetkisi,
  8. Faaliyet alanına giren mal ve hizmet alımı işlerinde denetim elemanı atama, muayene ve kabul komisyonu oluşturma yetkisi,
  9. Faaliyet alanına giren mal ve hizmet alımı işlerinde hak ediş ve tahakkuk belgelerini onaylama yetkisi,
  10. Piyasa araştırması için personel görevlendirme yetkisi, Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme yetkisi bulunmaktadır.

Müdürlükte görevli diğer personelin görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 8- (1) Memurlar, unvanlarına göre kanunlar ve ilgili mevzuatlar çerçevesinde belirtilen usul ve esaslara göre Başkanlık Makamınca atanırlar. Memurlar görevlerini kanunlar, kanun hükmünde kararnameler, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde Müdürün emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdür.

(2)  Memurlar ve diğer personelin görev, yetki ve sorumlulukları Müdürlükçe çıkarılacak Görev Tanım Formlarında belirlenir. Müdürlük emrinde görevli memur ve işçiler, kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler.

(3)  Memurlar ve diğer personel, servisin görevlerini yerine getirmek üzere, Müdür tarafından onaylanacak Görev Tanım Formlarında belirtilen görevleri icra etmekle ve kanunlarla verilen ek görevleri yerine getirmekle sorumludurlar.

(4)  Bu yönetmelikte belirtilen görevlerde, Destek Hizmetleri Müdürlüğüne kanunlarla verilen diğer görevlerde ve Görev Tanım Formlarında belirtilen esaslara uygun olarak görevlerini icra yürütmekten öncelikle Müdüre karşı sorumludurlar. Müdürün sorumlu olarak belirlediği Servis sorumlusu/şefine karşı Müdür namına sorumludurlar.

(5)  Müdür tarafından müdürlüğün görev ihtiyaçlarına göre verilecek hizmete yönelik diğer görevleri yerine getirmekten sorumludurlar.

(6)  Personel Görev Tanım Formlarında belirtilen görevleri yerine getirebilmek için görevlere ilişkin yasal mevzuata hakim olmaktan, yasal mevzuatta yapılacak değişiklikleri takip etmekten ve kendisini bu görevleri yerine getirebilmek üzere geliştirmekten sorumludur.

(7)  Başkanlık ve müdürlükçe yayımlanan talimat ve emirlere riayet ederler.

İkinci Kısım

Müdürlük Servisleri Görev, Yetki ve Sorumlulukları

            Müdürlüğün Görevleri

MADDE 9- (1) Müdürlüğün görevleri aşağıda belirtilmiştir;

  1. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, Elektronik İlahe Uygulama Yönetmeliği ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu esasları doğrultusunda belediyemiz ihale işlemlerini yürütmek,
  2. Müdürlüklerin lojistik destek hizmetlerinin ifası için gerekli tüketim malzemesi, temizlik, sarf malzemeleri, kırtasiye, yakacak, içecek ve basılı kâğıt (matbu evrak) ihtiyaçlarına ilişkin satın alma işlemlerini gerçekleştirmek,
  3. Taşınır/sarf malzemelerinin depolanması, depolardan çekilmesi vb. işlemleri yürütmek,
  4. Müdürlüklerden gelen temizlik, sarf ve kırtasiye malzemesine ilişkin talepleri karşılamak,
  5. Dayanıklı taşınırların, giriş, devir vb. işlemlerinin kayıtlarını tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek,
  6. Sorumluluk alanlarındaki bina/tesislerin bakım/onarımları ile tesisat işlerinin (aydınlatma, ısıtma vb.) yerine getirmek/hizmet alımı yaparak bakım/onarım işlerinin yürütülmesini sağlamak,
  7. Ana hizmet binasına vatandaş geliş gidişlerinin denetimi, güvenlik nöbet mahallerinin işletilmesi, birimlere ait büro/depo vb. mahallerin mesai dışında güvenlik durumlarının kontrolü, güvenlik kameralarının takibi ve Başkanlık tarafından yayımlanan güvenlik tedbirlerine yönelik talimat/emirlerin yerine getirilmesini sağlamak,
  8. Sorumluluk alanlarındaki bina/tesislerin oda/büro/ambar vb. mahallerin temizliklerinin yapılmasını sağlamak,
  9. Belediye ana binası ile ana bina içinin temizlik işlerinin yapılması,
  10. Belediye ana hizmet binası içi, çay ocağı ve çay servisi hizmetlerini yürütmek,
  11. Belediye Başkanı ve bağlı olduğu Başkan Yardımcısının Destek Hizmetleri Müdürlüğü hizmetlerine yönelik verilecek diğer görevlerin yerine getirilmesini sağlamaktır.

Kalem Servisinin görevleri

MADDE 10- (1) Kalem Servisinin görevleri aşağıda belirtilmiştir.           

  1. Destek Hizmetleri Müdürlüğüne gelen/giden elektronik/ıslak imzalı her türlü evrak/dokümanın kaydının yapılması ve Müdüre havale edilmesini sağlamak,
  2. Müdürün gelen evrak/dokümanların havalesini yaptığı servislere/personele teslim edilmesini sağlamak,
  3. Müdürlüğün iş planlarının takibini yapmak, süresi gelen işlerin yapılıp yapılmadığı Müdür adına ilgili servisler ile koordine etmek, işlerin süresinde ve planlanan zamanda yapılması hususunda Müdüre yardımcı olmak,
  4. Müdürlüğün her türlü yazışmasını yapmak/takip ve koordine etmek,
  5. Müdürlüğün planlı faaliyetlerine ilişkin program hazırlamak ve Müdüre planlı faaliyetler hakkında bilgi vermek,
  6. Müdürlüğü ilgilendiren her türlü toplantı, eğitim, seminer, brifing vb. faaliyetleri koordine etmek,
  7. Müdürlüğün arşiv faaliyetlerini Arşiv Yönetmeliğine uygun olarak uygulanmasını koordine etmek,
  8. Müdürlüğün bütçe hazırlıklarını yürütmek ve bütçe hedeflerinin gerçekleştirilmesini takip/koordine etmek,
  9. Müdürün sekretarya işlerini yürütmek,
  10. Müdürün direktifleri doğrultusunda belgegeçer/tıpkıçekim/posta hizmetlerini yürütmek,
  11. Müdürlüğün kırtasiye ihtiyaçlarını planlamak, ihtiyaç duyulan malzemelerin ambardan çekilmesini koordine etmek,
  12. Müdürlükte görevli sürekli işçiler ile hizmet alımı kapsamında çalışan işçi personelin puantaj kayıtlarının tutulmasını sağlamak,
  13. Çeşitli faaliyetler sırasında maruz kalınan ve kalınabilecek olan risklerin izlenmesi, kontrol edilmesi amacı ile en önemli risklerinin tanımlanmasını, risklerin sınıflandırılmasını, kontrol süreçlerinin değerlendirilmesini, bu risklerin uygun süreçler ile yönetilmesini ve risklerin kabul edilebilir seviyelere düşürülmesi için aksiyon planlarının geliştirilmesini sağlamaktır.
  14. Müdürün vereceği diğer görevleri yerine getirmek.

İhale Servisinin görevleri

            MADDE 11- (1) İhale servisinin görevleri aşağıda belirtilmiştir.

  1. Müdürlüğe gelen talepler doğrultusunda 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa göre mal / hizmet alımı ve yapım işleri ihale işlemlerini gerçekleştirmek.
  2. İhalesi yapılacak işlerin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ile 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu'na göre ilgili biriminden “Başkanlık Olur’u”, yaklaşık maliyet, bütçe onayı, ilan bütçesi, teknik şartname, proje pursantaj tablosu vs. belgelerdeki veriler üzerine ihale dokümanı oluşturmak. Bu kapsamda;
  1. İhale onayını almak,
  2. Kamu İhale Kurumu’ndan EKAP üzerinden İhale Kayıt Numarasını (İKN) almak,
  3. İşin yaklaşık maliyetine göre süresi ve yayın yeri belirtilen ihale ilanını hazırlamak,
  4. İhale ilanını ve ön yeterlilik ilanı hazırlamak,
  5. Uygun ve tek sayıda üyeden (ikisi uzman, biri maliye memuru/mali işlerden sorumlu personel, diğerleri idari personel olabilir.) oluşan ihale komisyonunun görevlendirilmesini hazırlamak,
  6. İhale işlem dosyasını hazırlamak,
  7. İhale işlem dosyasının bir yazı ekinde ihale komisyon üyelerine tebliğ etmek,
  8. İhaleye ilişkin tarih ve saatte ihale komisyonunun toplanmasını sağlamak,
  9. Teklif zarfı içine suret belge koymak isteyen isteklilerin asıl belgelerini kontrol ederek suret belge üzerine aslı görülmüştür kaşesi basıp, onaylamak,
  10. İsteklilerce süresi içinde verilen teklif zarflarını tutanakla teslim almak,
  11. İhale sürecine ilişkin olarak ihale mevzuatı kapsamında, teklif zarfı, ihaleye ilişkin belge inceleme ve teklif değerlendirme çalışmalarını yürütmek,
  12. İhale komisyon kararını düzenlemek,
  13. İhale kararları ihale yetkilisince onaylanmadan önce, ihale üzerinde kalan isteklinin yasaklı olup olmadığını teyit etmek,
  14. İhale kararını ihale yetkilisinin onayına sunmak,
  15. Kesinleşen ihale kararını ihale üzerinde bırakılan dâhil, ihaleye teklif veren bütün isteklilere bildirmek. İhale kararlarının ihale yetkilisi tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere aynı şekilde bildirim yapmak,
  16. 4734 sayılı Kamu İhale Kanununda belirtilen sürelerin bitimini, ön mali kontrol yapılması gereken hallerde ise bu kontrolün tamamlandığı tarihi izleyen günden itibaren üç gün içinde ihale üzerinde bırakılan istekliyi sözleşmeye davet etmek,
  17. İhale uhdesinde kalan istekli ile 4735 sayılı Kamu İhaleleri Sözleşme Kanununa göre sözleşme işlemlerini gerçekleştirmek,
  18. İhale sonucunun sözleşmenim imzalanmasından sonra Kamu İhale Bülteninde yayımlanmasını sağlamak,
  1. İhale komisyonunun sekretarya işlerini yapmak,
  2. İhale işlemi tamamlanan dosyaları sözleşme imzalanmasını müteakip ilgili birimine göndermek, basılı ve elektronik ortamda arşivlenmesini sağlamak,
  3. Servisin bütçe hazırlık işlemlerini ve takibini gerçekleştirmek,
  4. Servis ile ilgili yürüteceği tüm çalışmaların öncesinde bölüm müdürüne bilgi vermek,
  5. Sorumluluğu altındaki tüm işleri ve çalışanları denetlemek ve gerekli yönlendirmeleri yapmak,
  6. Çeşitli faaliyetler sırasında maruz kalınan ve kalınabilecek olan risklerin izlenmesi, kontrol edilmesi amacı ile en önemli risklerinin tanımlanmasını, risklerin sınıflandırılmasını, kontrol süreçlerinin değerlendirilmesini, bu risklerin uygun süreçler ile yönetilmesini ve risklerin kabul edilebilir seviyelere düşürülmesi için aksiyon planlarının geliştirilmesini sağlamak.
  7. Müdürün vereceği diğer görevleri yerine getirmek.

Taşınır Mal İşlemleri Servisinin görevleri

MADDE 12- (1) Taşınır Mal İşlemleri Servisi, Satın Alma Alt Servisi, Ambar Alt Servisi ve Demirbaş İşlemleri Alt Servisi olmak üzere 3 alt servisten oluşturulmuştur. Alt servis sorumlu personelleri tarafından bu üç alt servisin görevlerinin koordinesi Müdürün direktifleri doğrultusunda sağlanır.

            Satın Alma Alt Servisinin görevleri

MADDE 13- (1) Satın Alma Alt Servisinin görevleri aşağıda belirtilmiştir.

  1. Satın alınacak, üretilecek ve tamir ettirilecek tüm malzemeler için gerekli idari ve teknik şartnameyi kullanan veya talep eden birimlere hazırlatmak veya temin etmek,
  2. Mali Yılbaşında ilgili birimlerce talep edilen veya senesi içerisinde yeniden gereksinim duyulan mal ve hizmetleri iç ve dış piyasalardan mevcut yasa ve yönetmelikler dâhilinde temin etmek. Bu kapsamda;
  1. Birimlerden gelen ihtiyaç taleplerini cins, miktar, vasıf ve kapasite yönünden kontrol etmek,
  2. Tahmini bedel tespiti yapmak ve teklif almak,
  3. Yurt içi ve yurt dışı (ihtiyaç halinde) ilanlar yapmak,
  4. Tespit edilen tahmini bedelleri ve alınan teklifleri, ilgili Birim Müdürlüğünce hazırlanan İdari ve Teknik Şartnameleri dâhilinde tetkik ve karşılaştırarak elde edilen neticeyi gerekli evrak ve dokümanlarla birlikte İhale Servisine bildirmek.
  5. İhale kararının kesinleşmesinden sonra ilgili firmalara tebligat yapmak, sözleşmeler hazırlamak ve sonuçlarını talep etmek,

6) Temin edilen demirbaş ve tüketim malzemelerinin kayıt ve saklanmasını sağlamak. Bu çerçevede;

6.1-Belgeleri incelemek ve irdelemek,

6.2-Bilgisayar ortamında Taşınır İşlem Fişi düzenlemek,

6.3-Ödeme için muhasebe yetkilisine bildirmek,

6.4-Demirbaş numarasını ilgili birime bildirmek,

  1. Servisin bütçe hazırlık işlemlerini ve takibini gerçekleştirmek.
  2. Servis ile ilgili yürüteceği tüm çalışmaların öncesinde Müdüre bilgi vermek,
  3. Sorumluluğu altındaki tüm işleri ve çalışanları denetlemek ve gerekli yönlendirmeleri yapmak,
  4. Çeşitli faaliyetler sırasında maruz kalınan ve kalınabilecek olan risklerin izlenmesi, kontrol edilmesi amacı ile en önemli risklerinin tanımlanmasını, risklerin sınıflandırılmasını, kontrol süreçlerinin değerlendirilmesini, bu risklerin uygun süreçler ile yönetilmesini ve risklerin kabul edilebilir seviyelere düşürülmesi için aksiyon planlarının geliştirilmesini sağlamak.
  5. Müdürün vereceği diğer görevleri yerine getirmek.

Ambar Alt Servisinin görevleri

MADDE 14- (1) Ambar Alt Servisinin görevleri aşağıda belirtilmiştir.

  1. Müdürlüklerinin türlü demirbaş,  bakım-onarım, kırtasiye, basılı evrak ve müstehlik malzemenin tedariki, depolanması, dağıtımı ve sarfı ile ilgili işlemleri Taşınır Mal Yönetmeliği ve diğer ilgili mevzuata göre düzenlemek,
  2. Ambarların tertip ve düzenini sağlamak, sevk ve idaresini yapmak,
  3. Ambara giren her türlü malzemenin, eşyanın, makine ve benzeri malların kaydını tutmak, malzemenin yapısına uygun olarak muhafazasını sağlamak,
  4. Ambarların yangın, çürüme, ıslanma, bozulma, akma, çalınma gibi her türlü tehlike ve zarardan koruyacak tedbirlerin alınmasını sağlamak,
  5. Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek ve gerekli işlemleri yapmak,
  6. Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek,
  7. Ambara giren malzeme ve malların tasnifi, tertipli ve iyi bir durumda muhafaza edilmesi için her türlü tedbirin alınmasını sağlamak,
  8. Ambara giren ve yukarıda sayılan malzeme/eşyayı Müdürün talimatları ve Taşınır Mal Yönetmeliği esasları doğrultusunda belge karşılığında ilgililere teslim edilmesini sağlamak,
  9. Başka yerlerden gelen veya satın alınan malları muayene komisyonlarına muayene ettirmek ve ambara girişlerini düzenlemek,
  10. Ambardan sevk edilecek mal ve malzemenin sevk ve belgelerini düzenlemek,
  11. Ambarda saklanan malzeme ve eşyalarda meydana gelen hasarlar için gerekli tutanakları düzenlemek, kayıtlardan çıkarılacak veya imha edilecek malzeme ve eşya için gerekli işlemleri yaparak ayniyat memuruna vermek,
  12. Servisin yürüteceği tüm çalışmaların öncesinde, servis sorumlusuna ve/veya Müdüre bilgi vermek,
  13. Sorumluluğu altındaki tüm işleri ve çalışanları denetlemek ve gerekli yönlendirmeleri yapmak,
  14. Çeşitli faaliyetler sırasında maruz kalınan ve kalınabilecek olan risklerin izlenmesi, kontrol edilmesi amacı ile en önemli risklerinin tanımlanmasını, risklerin sınıflandırılmasını, kontrol süreçlerinin değerlendirilmesini, bu risklerin uygun süreçler ile yönetilmesini ve risklerin kabul edilebilir seviyelere düşürülmesi için aksiyon planlarının geliştirilmesini sağlamak.
  15. Müdürün vereceği diğer görevleri yerine getirmek.

Demirbaş İşlemleri Alt Servisinin görevleri

MADDE 15- (1) Demirbaş İşlemleri Alt Servisinin görevleri aşağıda belirtilmiştir.

  1. Dayanıklı taşınırların, giriş, devir vb. işlemlerinin kayıtlarını tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek,
  2. Harcama birimleri tarafından edinilen taşınırlardan, ilgili kayıt işlemlerini yapmak üzere; muayene ve kabulü yapılanları, cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğunda ambarlarda muhafaza etmek. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek,
  3. Belediye ihale veya avans yöntemiyle alımı yapılan tüm tüketim malzemeleri/dayanıklı taşınırlara (Demirbaş) Taşınır Mal Yönetmeliğine göre giriş ve çıkışları için Taşınır İşlem Fişi düzenlemek (T.M.Y. Örnek No:5),
  4. Dayanıklı taşınırların kayıtlarını yaparak Zimmet Fişini düzenlemek (T.M.Y. Örnek No:6/A),
  5. İşlemleri tamamlanan dosyaların kontrolünü yapıp ödenmesini temin amacıyla yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesini sağlamak,
  6. Dayanıklı taşınırların (Demirbaşların) takibin

2023-03-01

Galeri

Varto Belediyesi © Copyright 2023. Tüm Hakkı Saklıdır.